個人情報保護について

• 個人情報保護に関する基本方針（プライバシーポリシー）
• 健康保険組合が保有する個人情報の利用目的の公表について
• 個人情報の共同利用について

個人情報保護に関する基本方針（プライバシーポリシー）

ニューオータニ健康保険組合は、加入者個人に関する情報（以下「個人情報」といいます。）を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。

• 当健康保険組合は、取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏えい、紛失、き損又は加入者の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
• 当健康保険組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、加入者の健康の保持・増進など加入者にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。また、個人番号については、番号法で定められた利用範囲において特定した利用目的でのみ利用いたします。
• 当健康保険組合は、あらかじめ加入者の事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。また、個人番号をその内容に含む個人情報（以下「特定個人情報」という。）については、本人の同意有無にかかわらず、番号法に定める場合を除き、提供致しません。ただし、特定個人情報でない個人情報について、次の各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。
  • 法令の定めに基づく場合
  • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
  • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• 当健康保険組合は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
• 当健康保険組合の業務を委託する場合については、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。
• 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、当健康保険組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
• 当健康保険組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護ポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

健康保険組合が保有する個人情報の利用目的の公表について

ニューオータニ健康保険組合（以下「当組合」という）におきましては、被保険者やその家族（以下「加入者」という）からいただいた各種届出や申請書など記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書（以下「レセプト」という）」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に利用いたします。

当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。

しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とする事が望ましいこととされております。

したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や活用方法について、次のように公表いたします。

• 適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に活用します。
  • 医療機関や他の保険者（区市町村、年金事務所を含む。）から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
  • 健診受診申込者について「マスター」の氏名、生年月日、性別、住所データを契約健診機関に渡し、健診結果の送付に利用します。
• 現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に利用します。
  • 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、状況によっては調査票によって調査をし、給付の決定を行います。
• レセプトについては、社会保険診療報酬支払基金よりＣＳＶ情報で請求されたものを原本又は画像とし、当組合の業務処理コンピューターに収納し、健康保険業務に利用します。
  • レセプトデータを基に、高額療養費の支給決定を行います。
  • 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費証明として提出します。
  • 海外で医療を受けられた方の医療費明細書等を日本語に翻訳するため、外部翻訳業者に委託します。
  • 健康保険組合連合会が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。
• 保健事業については、マスター及び健診結果数値等の個人情報を以下のように組合業務に利用します。
  また、一部の事業については別表３の委託事業者へ業務委託して実施します。
  • 健診結果数値については、その数値データを提携健診機関から受け取り、当組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育等の対象者抽出に利用します。
  • 当組合は、人間ドックの費用の一部を事業主負担として実施しているため、被保険者の健診結果数値については、本人の同意を得られない場合を除き、全ての結果を事業主にも連絡し、双方でそのデータを保有し、被保険者（従業員）の健康管理に役立てていくこととしております。
  • 健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。
• 役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について
  • 役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
  • 人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。
• 特定個人情報について
  特定個人情報とは、個人番号（通称マイナンバー）（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む）をその内容に含む個人情報を指します。
  特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という。）により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する（例：健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける）等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。
  なお、上記１、２における届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、１、２で定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。
  また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。
  • 各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
    また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。
  • 規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、委託業者 大谷清運株式会社に委託し、溶解処理を行います。
    また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄またはリース返却します。

なお、当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。

• 別表1　健康保険組合が保有する個人情報の例
• 別表2　健康保険組合の通常業務で想定される主な利用目的
• 別表3　健康保険組合が業務委託している委託業者名とその内容
• 別表4　匿名加工情報の作成及び第三者への提供（TDR）
• 別表4　匿名加工情報の作成及び第三者提供について（JMDC）

個人情報の共同利用について

当組合が他の事業者（事業主等）と個人情報を共同利用するものは以下のとおりです。

健診結果等の事業主との共同利用

• 個人データを利用する趣旨
  各種健診結果に基づく事後指導（特定保健指導・受診勧奨等）や健診未実施者への勧奨、各種保健事業への参加状況による効果検証、健診補助事業などを効率的、効果的に行うため、そのデータを事業主と共同利用して利用する。
• 利用する個人データの項目
  記号・番号、氏名、性別、生年月日、所属コード、所属名、健診受診日、健診医療機関名、健診結果、問診内容、保健指導又は受診勧奨の有無、保健指導又は受診勧奨面談の実施日、保健指導の経過、イベント・セミナー参加状況
• 利用する者の範囲
  • 当組合の保健事業担当者、事務長、常務理事
  • 加入事業所の健保担当者、産業医、産業保健スタッフ
• 利用する者の利用目的
  被保険者及び被扶養者の健康の保持・増進のための健診と事後の保健指導、受診勧奨、健康相談等への利用及び事業の評価分析並びに産業医等との情報交換のため。
  特定健康診査該当者の定期健康診断結果を特定健康診査データとして使用するため。
• データ管理責任者の氏名または名称
  • 当組合 常務理事
  • 加入事業所の健保担当部（課）長および産業医

高額医療給付に関する健康保険組合連合会との共同利用

• 個人データを利用する趣旨
  健康保険法附則第2条に基づき、健康保険組合連合会（以下「健保連」という。）と健保組合が共同で実施している事業から、当組合に高額な医療費が発生した際に、その費用の一部の交付を受ける。
• 利用する個人データの項目
  対象レセプトの記載データおよび交付申請に使用する項目（氏名、性別、本人家族別、入院外来別、診療年月、レセプト請求金額等）
• 利用する者の範囲
  • 当組合の高額医療交付金交付事業担当者、事務長
  • 健保連高額医療グループ担当者、健保連の委託業者（公益財団法人 日本生産性本部及び協力会社）
• 利用する者の目的
  • 高額医療交付金交付事業の申請、審査、決定および高額医療費の分析
• データ管理責任者の氏名又は名称
  • 当組合 常務理事
  • 健保連 組合財政支援グループ グループマネージャー